Los administradores de Google Workspace pueden usar 94 métricas a nivel de la organización y 70 a nivel del usuario para obtener una mayor visibilidad del uso compartido de archivos dentro y fuera del dominio, así como detalles sobre la adopción de Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones por parte de los usuarios. Las métricas nuevas reflejan el comportamiento real de los usuarios y son más fáciles de cotejar con la Auditoría de Drive.
Resumen de las actualizaciones
Además de agregar métricas que abarcan más detalles sobre el uso compartido de los usuarios, agregamos más métricas para abarcar comportamientos adicionales:
- Métricas de actor: La persona que realiza la acción en un archivo.
- Métricas de visibilidad: Útiles para los informes de seguridad y con una definición actualizada. Ahora, las métricas de visibilidad diferencian entre alguien que comparte un archivo con un usuario interno o externo. Consulta la definición de visibilidad a continuación para obtener más detalles.
- Métricas de adopción: Colaboradores, consumidores, creadores y usuarios que comparten contenido. Consulta las métricas de adopción a continuación.
- Métricas de usuarios activos durante 1, 7 y 30 días
- Métricas delta: Simplifica el cálculo del cambio resultante en la visibilidad cuando se comparte o crea un archivo, así como la cantidad de elementos que pertenecen al usuario en general. Ejemplos:
- Un archivo que recibe cambios de permisos adicionales, pero que sigue siendo compartido de forma interna, se cuenta como 1 archivo compartido de forma interna, pero 0 en el delta de los archivos compartidos de forma interna.
- Un archivo compartido de forma externa y cambiado a compartido de forma privada crea un -1 para la delta compartida de forma externa y un +1 para la métrica de delta compartida de forma privada.
Métricas de propietarios y actores
Dos clases de métricas se pueden segmentar en perspectivas de propietario y de actor:
num_owned_items: Es la actividad del elemento, agrupada por propietario dentro del dominio, en la que cualquier usuario, interno o externo, realiza la actividad.num_items: Actividad del elemento, agrupada por usuario dentro del dominio, en archivos que pertenecen a cualquier persona, interna o externa
Anteriormente, estas categorías de métricas solo se aplicaban a la actividad y la propiedad dentro del dominio. Ahora, se aplican a la actividad de archivos de cualquier persona y a la propiedad de archivos de cualquier persona, ya sea interna o externa al dominio.
Métricas del propietario
En el siguiente diagrama, se ilustran las métricas del propietario para num_owned_items_viewed, que muestra la cantidad de archivos por propietario en el dominio que cualquier persona, interna o externa al dominio, pudo ver.
Métricas de los agentes
En el siguiente diagrama, se ilustran las métricas de los actores para num_items_viewed, que muestran la cantidad de archivos que vio un usuario de dominio que pertenecían a cualquier persona, interna o externa al dominio.
Definición de visibilidad
Anteriormente, si un usuario compartía un archivo con una persona, este se identificaba como “Compartido de forma privada”, independientemente de si el usuario era externo o interno del dominio. Ahora, los archivos compartidos se identifican como "Compartido de forma interna" y "Compartido de forma externa". La opción “Privado” ahora solo se aplica a los archivos que nunca se comparten.
| Actualización de la métrica de visibilidad | Métrica de visibilidad anterior |
|---|---|
| visibility_private: Solo el propietario. | visibility_private: El propietario, así como los usuarios y los grupos, otorgaron acceso de forma específica. |
| visibility_shared_internally: Solo los usuarios o grupos dentro del dominio del propietario. | <none> |
| visibility_anyone_in_domain_with_link: Cualquier usuario del dominio que tenga el vínculo puede acceder. | visibility_people_at_domain_with_link: Cualquier usuario del dominio con un vínculo directo puede acceder. |
| visibility_anyone_in_domain: Cualquier usuario del dominio puede encontrar y acceder a public_in_the_domain anteriormente. | visibility_people_at_domain: Cualquier usuario del dominio puede acceder a esta opción. Los usuarios del dominio también pueden encontrar el archivo con la opción de búsqueda del dominio en el menú Búsqueda avanzada. |
| shared_externally: Los usuarios o grupos externos al dominio del propietario pueden acceder a ellos. | <none> |
| anyone_with_link: Cualquier persona que tenga el vínculo puede acceder al elemento. People_with_link anteriormente. | anyone_with_link: Cualquier persona dentro o fuera del dominio con un vínculo directo puede acceder. |
| Público: Puede aparecer en los resultados de la búsqueda, y cualquier persona que encuentre la dirección web del archivo puede acceder a él. | public: Puede aparecer en los resultados de la búsqueda, y cualquier persona que encuentre la dirección web del archivo puede acceder a él. |
Orden de visibilidad
Según la configuración de uso compartido, un archivo puede tener varias visibilidades aplicables. Por ejemplo, un archivo podría tener lo siguiente:
- Compartido con usuarios dentro del dominio del propietario:
shared_internally - Compartido con usuarios fuera del dominio del propietario:
shared_externally - Compartido de forma pública:
public
Cuando se calculan las métricas, solo se tiene en cuenta la visibilidad más alta, por lo que el archivo de este ejemplo se consideraría público. El orden de visibilidad es el que se indica en la tabla de definiciones de visibilidad anterior, de menor ("privado") a mayor ("público").
Métricas de adopción
Creamos métricas agregadas convenientes en función de tus comentarios. Te ayudan a comprender la adopción y la participación de Drive en tu dominio.
- num_creators
- Cantidad de usuarios de dominios que crean archivos, lo que incluye a los creadores que crean sus propios archivos y suben contenido. No incluye otros eventos de tipo de adición, como UNTRASH y transferencia de propiedad.
- num_collaborators
- Cantidad de usuarios del dominio que editan, comentan, sugieren o marcan tareas pendientes en archivos, pero solo en archivos que no son de su propiedad.
- num_consumers
- Cantidad de usuarios del dominio que ven archivos. No incluye la impresión ni la vista previa.
- num_sharers
- Cantidad de usuarios del dominio que cambiaron la configuración de uso compartido para ser más colaborativos que antes. Entre los eventos de visibilidad relevantes, se incluyen los siguientes: cambiar la visibilidad de un archivo a un nivel más público o agregar más usuarios o grupos, incluso si el nivel de visibilidad permanece igual o incluso disminuye (por ejemplo, cambiar de cualquier persona en el dominio a cualquier persona en el dominio con un vínculo). Los archivos en los que se realizó una acción se cuentan independientemente de la propiedad del dominio. También se incluyen las transferencias de propiedad.
Comparación de cambios
Existen diferencias en los cálculos de las métricas con estos cambios, por lo que debes revisar las notas y los problemas clave que se indican a continuación para obtener detalles relevantes. En esta sección, se enfoca en la asignación entre las métricas anteriores y las nuevas, de modo que puedas comparar los cambios de las métricas anteriores que usaste en tus informes. Para obtener una lista de todas las métricas nuevas, consulta Métricas de la organización de Google Drive y Métricas de usuarios de Google Drive.
Métricas reemplazadas
En esta tabla, se muestran las métricas singleton que se reemplazan por métricas nuevas, con las definiciones que enfatizan la diferencia. El intervalo es desde el inicio de la fecha del informe hasta el final para todas las métricas.
| Métricas individuales que cambiaron | |
|---|---|
Actual num_owned_items_with_visibility_public_delta Cantidad de elementos dentro de la cuenta del usuario en los que cambió el acceso público, ya sea para aumentar o disminuir la privacidad. |
Funciones obsoletas num_docs_with_visibility_public Es la cantidad de elementos de la cuenta de la organización que cualquier persona puede ver en la Web a la fecha del informe. |
|
Actual num_owned_items_with_visibility_anyone_with_link_delta Cantidad de elementos dentro de la cuenta del usuario en los que cambió el acceso de cualquier persona que tenga el vínculo, ya sea para aumentar o disminuir la privacidad. |
Funciones obsoletas num_docs_with_visibility_anyone_with_link Es la cantidad de elementos de la cuenta de la organización cuya visibilidad cambió para cualquier persona que tenga el vínculo en la fecha del informe. |
Actual num_owned_items_with_visibility_shared_externally_delta Cantidad de elementos dentro de la cuenta del usuario en los que cambió el acceso de los usuarios o grupos externos al dominio, ya sea para aumentar o disminuir la privacidad. |
Funciones obsoletas num_docs_shared_outside_domain Cantidad de elementos de la cuenta de dominio del usuario que no son públicos ni visibles para nadie que tenga el vínculo, pero que se compartieron de forma explícita con usuarios o grupos fuera del dominio hasta la fecha del informe. |
Actual num_owned_items_with_visibility_anyone_in_domain_delta Cantidad de elementos dentro de la cuenta del usuario en los que cambió el acceso de cualquier persona del dominio, ya sea para aumentar o disminuir la privacidad. |
Funciones obsoletas num_docs_with_visibility_people_at_domain Es la cantidad de elementos de la cuenta de la organización que cualquier persona del dominio puede ver en la fecha del informe. |
Actual num_owned_items_with_visibility_anyone_in_domain_with_link_delta Cantidad de elementos dentro de la cuenta del usuario en los que cambió el acceso, ya sea para aumentar o disminuir la privacidad, para cualquier persona del dominio con el vínculo. |
Funciones obsoletas num_docs_with_visibility_people_at_domain_with_link Es la cantidad de elementos de la cuenta de la organización que cualquier persona del dominio que tenga el vínculo del documento puede ver en la fecha del informe. |
Actual num_owned_items_delta Cantidad de elementos o categoría específica de elementos dentro de la cuenta del usuario en los que cambió la propiedad, ya sea para aumentar o disminuir la propiedad de los archivos. |
Funciones obsoletas num_docs Es la cantidad de elementos o categorías específicas de elementos de la cuenta del usuario que no están en la papelera en la fecha del informe. |
Actual num_owned_items_edited Cantidad de elementos o categoría específica de elementos de la cuenta del usuario que se editaron el día del informe. Las múltiples ediciones del mismo archivo se cuentan solo una vez por archivo. |
Funciones obsoletas num_docs_edited Es la cantidad de elementos o la categoría específica de elementos de la cuenta del usuario que se editaron en la fecha del informe. |
Actual num_owned_items_viewed Cantidad de elementos que pertenecen al usuario o cliente que se vieron el día del informe (por cualquier persona). Las vistas múltiples del mismo archivo se registran solo una vez por archivo. |
Funciones obsoletas num_docs_viewed Es la cantidad de elementos o categorías específicas de elementos de la cuenta del usuario que se vieron en la fecha del informe. |
Nuevos cálculos
En la siguiente tabla, se proporciona una asignación entre las métricas anteriores y los cálculos de las métricas nuevas, en la que se muestra cómo puedes usar cálculos simples para obtener valores con las métricas nuevas similares a los disponibles en las métricas obsoletas.
| Nuevos cálculos de métricas | |
|---|---|
| Cálculo de reemplazo
num_owned_items_delta - num_owned_items_with_visibility_private_delta |
Métrica obsoleta num_shared_docs Cantidad de elementos* de la cuenta del usuario que se compartieron de forma explícita con usuarios o grupos, o elementos que no son privados en la fecha del informe. * Incluye documentos de texto, dibujos, formularios, presentaciones, hojas de cálculo y archivos subidos. |
Cálculo de reemplazo num_owned_items_with_visibility_private_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_internally_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_externally_delta |
Métrica obsoleta num_docs_with_visibility_private Es la cantidad de elementos de la cuenta de la organización que se comparten de forma explícita con usuarios o grupos, o que son privados en la fecha del informe. Ten en cuenta que la definición de “privado” ahora se separa en archivos que se cambiaron para ser privados y archivos que se cambiaron para compartirse de forma explícita con personas tanto internas como externas al dominio. |
Cálculo de reemplazo num_owned_items_with_visibility_public_delta + num_owned_items_with_visibility_anyone_with_link_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_externally_delta |
Métrica obsoleta num_docs_externally_visible Cantidad de elementos de la cuenta de dominio del usuario que pueden ver las personas ajenas al dominio. |
Cálculo de reemplazo num_owned_items_with_visibility_anyone_in_domain_delta + num_owned_items_with_visibility_anyone_in_domain_with_link_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_internally_delta + num_owned_items_with_visibility_private_delta |
Métrica obsoleta num_docs_internally_visible Cantidad de elementos de la cuenta del usuario que solo pueden ver las personas dentro del dominio. |
Métricas que se quitaron
Las siguientes métricas no tienen una ruta de migración y no serán compatibles después de abril de 2018. Estas métricas anteriores registraban la cantidad total de archivos, mientras que las nuevas hacen un seguimiento del cambio en la cantidad total de archivos de la ventana de informes.
| Métricas que dejarán de estar disponibles | |
|---|---|
| num_docs_not_edited_for_Nmonths | Cantidad de Documentos de la cuenta del usuario que no se editaron en los últimos 90 días. |
| num_docs_not_viewed_for_Nmonths | Cantidad de documentos de la cuenta del usuario que no se vieron en los últimos 90 días. |
| last_interaction_time | Es la hora en la que el usuario vio o editó un archivo de Documentos por última vez. La fecha está en formato RFC 3339, por ejemplo, 2010-10-28T10:26:35.000Z. |
Problemas clave que debes tener en cuenta
- Las estadísticas agregadas no incluyen los cálculos de los archivos de unidades compartidas, ya que son propiedad del dominio y no de usuarios individuales.
- Las métricas se calculan para cada usuario del dominio, independientemente de la licencia.
- Algunos cálculos de métricas arrojan números diferentes:
- Vistas y ediciones: Los cálculos anteriores de las métricas de vistas y ediciones difieren de los de las métricas actuales. La versión actual coincide con los registros de auditoría de Drive para todo lo que se registra como una vista o una edición.
- Usuarios activos: Los cálculos anteriores de usuarios activos solo consideraban una vista o una edición como una actividad, mientras que el cálculo actual también incluye todas las demás actividades en un elemento, como editar o borrar. Como resultado, las métricas actuales también cuentan a los usuarios activos de manera diferente.
- Visibilidad externa: El cálculo anterior era incorrecto. El cálculo actual cuenta un archivo como compartido de forma externa si el grupo con el que se comparte permite usuarios externos.